История сотрудничества и то, как это повлияло на развитие компании DBA

Компания DBA является не только авторизованным партнером Directum в СФО, но и активно сотрудничает на условиях ИТ-аутстаффинга по разработке программных решений.

Прежде чем предлагать услуги по поставке и внедрению экосистемы решений Directum нашим клиентам, мы решили оценить функциональные преимущества и эффективность программных продуктов партнера внутри своей компании.

Весь процесс можно разделить на несколько этапов:

1. Внедрение интеллектуальной системы для обработки входящей корреспонденции

Для основного почтового ящика мы подключили сервис Ario One, который обрабатывает все входящие письма и направляет их напрямую в Directum RX. При этом создаются связи между основным документом и его приложениями, а реквизиты заполняются автоматически. AI извлекает данные, формирует вид документа «Входящее письмо», заполняет поля в карточке данными из письма, по необходимости подгружает вложения. Специалисту требуется только проверить правильность заполнения, добавить нужную информацию и направить документы в работу по ответственным сотрудникам с возможностью контроля за их исполнением.

Не редко приходится прибегать и к сервисам перекомплектования документов и «на лету» вносить корректировки входящих документов, в которых допущены ошибки при сканировании: перепутаны страницы, перевернуты, документ необычной формы. Решение позволило в разы сократить трудоемкость исправления таких ошибок и уменьшило вероятность отправки в работу неверного или неполного комплекта документов.

В целом, сократилось время на обработку корреспонденции, увеличилась скорость поиска информации в большом количестве входящих писем, информация стала быстрее доводиться до исполнителей внутри компании, а, следовательно, и снизилось количество просроченных задач и поручений.

2. Использование мобильных решений

Для генерального директора компании было установлено мобильное приложение Solo для быстрой обработки ежедневного потока задач с учетом специфики деятельности. Понятный и удобный интерфейс, возможность ответа со смартфона позволили ускорить процесс подписания документов и принятие управленческих решений.

3. Цифровизация бизнес-процессов

Мы интегрировали корпоративные информационные системы в единую — Directum RX, произвели настройку под внутренние бизнес-процессы и подключили всех сотрудников компании.

Модуль «Делопроизводство» оптимизировал работу с приказами и ОРД.

Модуль «Договоры» позволил исходящие договоры формировать из готовых шаблонов, а входящие – загружать в систему со сканера, электронной почты, из сервисов ЭДО. Для каждого подразделения и наборов видов документов настроили правила согласования, определили и регламентировали сроки этапов.

Благодаря этому процесс регистрации документов стал централизованным, сократились сроки на подготовку типовых договоров и время на согласование и доставку документов контрагентам, выстроили прозрачную систему для контроля выдачи и возвратов.

4. Управление проектами внутри команды

Систему Projects мы используем, как инструмент для сбора данных по каждому текущему проекту. Каждый клиент — это отдельный проект, в котором отражены график и ход работы.

На каждом этапе размещены все необходимые документы, которые готовятся в процессе взаимодействия с клиентом.  Проектная документация формируется из типовых шаблонов, что сокращает время на их подготовку.

Руководитель команды, в свою очередь, может анализировать загрузку сотрудников, распределять ресурсы с одного проекта на другой, что ускоряет принятие решений по рабочим вопросам и своевременно реагировать на форс-мажорные ситуации.

5. Переход к Agile-доскам

Для организации работ на доске мы перешли к решению «Agile-доски» от компании Directum.

Доска наглядно демонстрирует загрузку технических специалистов, позволяя фильтровать работы по сотрудникам, трудоемкости и спринту. Благодаря этому можно своевременно перераспределять задачи, зафиксировать изменения, повысить эффективность взаимодействия внутри команды, прозрачность и управляемость проекта.

Удобная функция в данном решении для компаний, которые используют метод Scrum: когда все работы по спринту завершены, для доски создается новая итерация.

6. Аутстаффинг

Наша компания имеет большой опыт собственной разработки с использованием широкого стека технологий. Слаженную и сплоченную команду разработчиков и team lead’оф. Наш опыт и возможности были положительно оценены коллегами из команды разработчиков решения КЭДО (HR Pro) и с 2022 г. наши специалисты входят в состав Ижевской команды разработчиков HR Dev и совместно трудятся над решением.

7. Только вперед!

По итогам работы компания DBA одержала победу в номинации «Старт года» премии Directum Partner Awards 2022, а также отмечена за активное участие в совместных маркетинговых активностях.

Мы не планируем останавливаться на достигнутом и всегда стремимся к самосовершенствованию как внутри компании, так и в предоставлении услуг нашим клиентам.